Persondatapolitik

Vedtægter og privatlivspolitik

Guldborgsund frivilligcenter har til formål at støtte, synliggøre, udvikle og fremme den lokale frivillige sociale indsats og foreningsliv i Guldborgsund, som har et socialt sigte. Guldborgsund Frivilligcenter arbejder for udbredelse af den frivillige indsats rettet mod målgrupper, der kan drage fordel af en frivillig social indsats. Guldborgsund Frivilligcenter vil arbejde på at understøtte det frivillige arbejde bredt på en sådan måde, at det kommer forskellige målgrupper til gavn.

Dette formål er beskrevet i §2 i vores vedtægter. Her kan du læse vedtægterne.

Privatlivspolitik

Guldborgsund Frivilligcenter indsamler, opbevarer og behandler udelukkende persondata til specifikke og saglige formål, der er nødvendige i forhold til Frivilligcenterets drift og udvikling. Hvis vi ikke har hjemmel til at behandle specifikke persondata, indhenter vi samtykke.

Vi behandler kun persondata, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige – eller når den registrerede beder os om det.

Denne privatlivspolitik er udsendt til alle vores medlemsforeninger og er en del af ”velkomstpakken” til nye medlemmer. Den ligger desuden på Frivilligcenterets hjemmeside og opdateres efter behov.

Berørte personer

Kategori 1:	Kontaktpersoner fra vores medlemsforeninger (men ikke disse foreningers medlemmer).
Kategori 2:	Borgere i kommunen, som henvender sig til os for at blive frivillige eller få hjælp af en forening eller andre frivillige.
Kategori 3:	Kursus- og mødedeltagere, når vi holder åbne møder eller kursus med tilmelding, eller deltagere i vores offentlige arrangementer eller deltagere i faglige netværk.
Kategori 4: Kategori 5:	Bestyrelse og frivillige tilknyttet Guldborgsund Frivilligcenter Ansatte i Guldborgsund Frivilligcenter.

Typer af persondata

Vi behandler ikke personfølsomme data for kategori 1-3.

Vi indsamler og synliggør på hjemmesiden almindelige personoplysninger:

Navn
Adresse
E-mailadresse
Telefonnummer

Vi opbevarer og behandler normalt ikke cpr-numre.

Når der bliver fotograferet til kurser og andre arrangementer, gør vi de tilstedeværende opmærksom på, at de blot kan henvende sig til fotografen, hvis de ikke ønsker at være med på sådanne situationsbilleder.

For kategori 4 synliggør vi ud over ovenstående på hjemmesiden:

Rolle i bestyrelsen, stilling eller funktion/arbejdsområde
Portrætfotos

For kategori 5 synliggør vi ovenstående på hjemmesiden og indsamler også:

CPR-numre og bankoplysninger
CV og dokumentation på uddannelse
notater i forbindelse med MUS-samtaler
Ambulancekort med oplysninger om evt. kontaktpersoner.

Indsamling af persondata

Persondata indsamles direkte hos de involverede personer. Alle, der bliver synliggjort på hjemmesiden som medlemsforeningens kontaktperson, afgiver skriftlig samtykke til synliggørelse.

Når medlemmer udleverer billeder til Guldborgsund Frivilligcenter til offentliggørelse påhviler foreningen at indhente samtykke fra deltagerne på billederne.

Formål med databehandling

Vi behandler persondata for at opfylde følgende formål:

1) For medlemsforeningers kontaktpersoner

At administrere deres medlemskab i Frivilligcenteret og sende relevante informationer og nyhedsbreve
At opfylde lovgivning, herunder rapportering til Socialstyrelsen, kommune, fonde og dokumentation for Centerets aktiviteter i form af Frivilligcenterets årsrapport

2) For borgere

At kunne formidle mulighed for at yde en frivillig indsats
At rådgive om mulighederne for at få hjælp af en forening eller andre frivillige
At kunne oplyse om og henvise til relevante tilbud og aktiviteter, og skabe kontakt mellem frivillige og borgere.

3) For kursusdeltagere

At kunne håndtere tilmeldinger til vores kurser (aflysninger, krav fra udbyder af kurset om dokumentation for deltagelse, krav fra udbyder om mulighed for evaluering af kursets indhold), hvoraf nogle er åbne for alle borgere.
At kunne bidrage til networking mellem deltagerne ved at muliggøre deling af kontakt-informationer, hvis alle involverede ønsker det.
At kunne udsende kursusmaterialer

4) For bestyrelse og frivillige (kategori 4) og

ansatte (kategori 5)

At drive Frivilligcenterets sekretariat
At planlægge, gennemføre og følge op på Frivilligcenterets aktiviteter og strategiske planer.

Opbevaring og sletning

Vi har forskellige opbevaringsperioder for persondata, afhængig af hvilken kategori det drejer sig om:

Medlemsforeningers kontaktpersoner og foreninger: Så længe man er kontaktperson. Ved lukning af foreningen gemmes foreningens materiale max. 5 år, og vi vurderer om materialet skal afleveres til f.eks. Lokalhistorisk Arkiv eller Det Kongelig Bibliotek.
Borgere: Når opgaven er afsluttet eller projektet er afsluttet, dog kan anonymiserede oplysninger gemmes til f.eks. Socialministeriet eller fonde forventes at have afsluttet og evalueret projektet.
Kursusdeltagere: Oplyst navn og telefonnummer ved deltagelse i korte arrangementer (1 dag) ligger i kalendersystemet og slettes ikke uden henvendelse. Tilmeldingslister med flere oplysninger, som skal bruges som dokumentation, slettes når det forventes, at de har opfyldt formålet. Ofte anonymiseres de til dokumentation, analyser eller historisk brug.
Bestyrelse og frivillige: Navne gemmes af historiske årsager. Andre oplysninger så længe tilknytningen varer dvs. for bestyrelsesmedlemmer derudover 5 år aht. skattelovningen. For frivillige 1 år og derefter evt. anonymiseret til historiske formål.
Ansatte: Ambulancekort ved fratræden. Notater og CV destrueres efter 5 år, når Socialministeriet forventeligt har godkendt regnskaberne og eventuelle efterspil i forbindelse med ansættelsen er udredt og i forhold til skattelovningen. Derefter gemmes navne alt andet materiale destrueres og anonymiseres af historiske årsager.

Videregivelse af persondata

Når vi fortæller borgere om foreningstilbud, aktiviteter og mulighed for at udføre frivilligopgaver i foreninger og andre frivilligindsatser, videregiver vi de kontaktoplysninger, som vi har fået oplyst af vores medlemsforeninger, og som er synliggjort på hjemmesiden.

Samarbejdspartnere og andre aktører kan på hjemmesiden finde de kontaktoplysninger, som kontaktpersonen har afgivet samtykke til, at vi kan offentliggøre. Vi videregiver udelukkende persondata (til kursusudbyder f.eks.) eller, hvis vi har lovlig hjemmel hertil eller er retsligt forpligtet til at videregive dem, fx som led i indberetning til en myndighed.

Herudover videregiver vi ikke persondata til andre uden for Frivilligcenteret (frivillige eller ansatte) uden personens samtykke.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine persondata, har du bl.a. ret til:

at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)

Dette kan ske, ved at du henvender dig til os – se kontaktoplysninger nederst.

Sikkerhed

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vi har fastlagte procedurer for medarbejdere, der behandler persondata.

Vi har egen server og eget backup system til brug for foreningsarbejdet, de data forlader med andre ord ikke huset. Til administrative dokumenter bruger vi det danske firma Scannet, som ekstern server og de hoster mail og hjemmeside, dem har vi en databehandleraftale med. Til bogføring bruger i FriSe, med hvem vi har en databehandleraftale.

Hvis du ønsker yderligere oplysninger om de generelle regler for behandling af persondata, kan du læse mere på Datatilsynets hjemmeside: https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/ofte-stillede-spoergsmaal/

Dataansvarlig

Guldborgsund Frivilligcenter sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning. Du kan altid kontakte os, hvis du vil vide, hvilke data vi opbevarer om dig.

Dataansvarlig:

Sekretariatsleder Birgitte Zimling, tlf. 51 28 12 05, e-mail: bli@fri-villig.dk

Ved evt. databrud kontakter den dataansvarlige Datatilsynet inden for 72 timer.