Invitation til Digital Generalforsamling 2020

Der afholdes Generalforsamling i Guldborgsund Frivilligcenter d. 25 – 27. maj 2020
Det bliver en fuldstændig digital valghandling og det hele foregår på en hjemmeside designet til det, hvor den nødvendige sikkerhed er til stede. Materiale til  generalforsamlingen samles her efterhånden, som det bliver færdigt.

Se frivilligcenterets vedtægter som pdf

Generalforsamlingen er i gang, der blev åbnet for valghandlingen i mandag formiddag kl. 10:23 og der er åbent til onsdag kl. 20:00.

Hvis I er medlem af Guldborgsund Frivilligcenter, kan I stemme til Generalforsamlingen. I følger følgende link

https://meetings.valgservice.dk/guldborgsund-frivilligcenter

I skal have et kodeord parat og adgang til den mailkonto, som Frivilligcenteret bruger som kontaktmail – den I modtager nyhedsbreve på. Herefter følger I instrukserne. Husk at gennemføre hele prodceduren med oprettelse af profil, så I også får svaret på sidens datapolitik, derefter er I stemmeberettiget. Har I problemer, så kontakt Centerleder, Birgitte Zimling, så trådene kan bliver redt ud, og I kan få stemt.

2 medlemmer uden mailadresse kan stemme fysisk, og Signe er her mandag middag på vej ud til den første frivillige forening med stemmeboksen.

 

Tidligere tekst: Med bestyrelsens beslutning om at afholde generalforsamlingen fuldstændig digitalt, blev det også nødvendigt med en lang forklaring til medlemmerne om, hvorfor beslutningen blev sådan, og hvad der nu skal ske. Her er brevet som det blev sendt ud d. 30. april 2020.

Kære Medlemmer

I dag er der præcis 4 uger til Generalforsamlingen. Vi har set rundt omkring, hvordan generalforsamling efter generalforsamling blev aflyst og håbet på, at det blev muligt at afholde Frivilligcenterets årlige samlingspunkt – Generalforsamlingen.

Mens lyset for enden at tunnelen blev større som tiden gik fra 23. marts – vi får måske lov til at åbne for lidt større forsamlinger efter 10. maj – så steg nervøsiteten i Bestyrelsen, for halvdelen af medlemmerne er patientforeninger og dermed udsatte – mindst halvdelen af bestyrelsen har vægtige grunde til at afslå at deltage i større forsamlinger, og hvis de synes, det er et problem, så må mange af medlemmerne også synes, det er et problem.

En anderledes generalforsamling

Det næste spørgsmål er, om der er reelle udsigter til, at det bliver bedre til efteråret, og for patientforeningerne ser det ikke ud til at ændre sig, før der ligger en vaccine, måske om 18 måneder, er det bedste bud. Men vi kan jo ikke vente 18 måneder – og til alle er vaccineret – så bestyrelsens har besluttet (vi har undersøgt og diskuteret det), at afholde en digital generalforsamling. Så det sætter vi i værk, og det udfordrer selvfølgelig fællesskabsfølelsen og de demokratiske processer, men det gav ro i maven på bestyrelsen, at vi faktisk kan holde en helt igennem demokratisk generalforsamling uden samling, samtidig med at vi beskytter alle mod smitte. Bestyrelsen har taget beslutningen allerede nu, for at vi kan få tid til at sætte det hele i gang, og give alle god tid til at finde ud af det og få hjælp.

Lad os få det til at glide

Vi skal nok forklare det hele meget grundigt, vi lader ingen i stikken, vi hjælper alle, der har brug for det, men samtidig har vi brug for at alle hjælper til, at det kan lade sig gøre, for der skal velvillighed og tolerance til først og fremmest. Der er tale om force majeure i disse tider, og så handeler det om at vælge den løsning, som er bedst for alle, selv med de udfordringer, der er for nogle.

Den første bekymring er ”alle dem der ikke er digitale”. Der er 7 medlemmer ud af ca. 250 medlemmer i det hele, som ikke har en mailadresse. De 7 tager vi kontakt til – de får en fysisk stemmeseddel og stemmer med fuldmagt, under helt særlige forhold, det skal vi nok klare. Så er der nogen, der ikke er så stærke i IT, dem skal vi nok hjælpe med en lang afstemningstid på et par dage, så der er tid nok til at få hjælp.

Vedtægter

Eftersom der ikke findes nogen lovgivning for foreninger i Danmark, er foreningens egne vedtægter de eneste ”love”, der regulerer foreningens egne interne forhold.

Der eksisterer altså ikke nogen facitliste eller skabelon for, hvordan et sæt foreningsvedtægter skal se ud, hvilket gør det ekstra vigtigt, at foreningen selv sikrer sig, at man har et sæt vedtægter, der både er klare, og som samtidig tager forbehold for så mange potentielle problemer som overhovedet muligt.

Se foreningens vedtægterne som pdf

En kort praktisk indføring uden at fortælle det hele:

Alt materiale vedr. generalforsamlingen ligger på en hjemmeside hos Assembly Voting, som har specialiseret sig i at tilbyde en hjemmeside, hvor foreninger kan afholde en digital generalforsamling. Systemet bliver brugt i større målestok til f.eks. ældrerådsvalg i nogle kommuner. Vi får altså vores egen ”hjemmeside” hos dem til vores generalforsamling.

Medlemmerne kan logge sig ind på siden med den mail, der er opgivet til Frivilligcenteret som kontaktmail. Der bliver sendt en kontrolmail, som man skal svare på inden, man bliver lukket ind. Det er Centerets sikkerhed for, at der ikke kommer fremmede ind.

Forslag til generalforsamlingen skal stadig være formanden skriftligt i hænde 14 dage før, ganske som man plejer.

Alt materiale til generalforsamlingen ligger på den side til download, link fremsendes så snart det er klart, eller man kan se det på Frivilligcenterets hjemmeside fri-villig.dk (om nogle dage).

Man kan finde de opstillede kandidater og deres valgtekster, og man kan opstille sig selv til valg.

Der er et skriftligt forum, hvor man kan stille spørgsmål eller lave oplæg til debat, og hvor bestyrelsen og alle andre medlemmer kan respondere.

Når opstillingsperioden udløber d. 25. maj kl. 10:00 kan man få adgang til sin stemmeseddel, og man kan stemme, så mange gange man vil – den sidste afgivne stemme gælder, til afstemningsperioden løber ud d. 27. maj kl. 20:00

Hvad så nu?

Vi vender tilbage med forklaringer og billeder undervejs. Indtil da kan I på disse små videoklip, se lidt om, hvordan det foregår. Der vil ske tilretninger i forhold til vores generalforsamling, vi skal f.eks. ikke bruge NemID til identifikation.

https://www.nemgeneralforsamling.dk/ her kan I få en generel information.

https://www.nemgeneralforsamling.dk/funktioner her kan I klikke og se en brugervejledning eller vælge at se en forening, der har gjort det før os ( klik på Case).

Det er andres erfaring (der er andre frivilligcentre, der har gjort det før os), at vi på denne måde får langt flere medlemmer til at deltage i Generalforsamlingen, fordi de ikke er tvunget til at møde op, og det er let at stemme, når det passer én.

Vi glæder os til at kunne afholde en sikker demokratisk generalforsamling, med jeres hjælp og støtte. Har I spørgsmål, er I velkommen til at kontakte enten

Formand Jan Riis tlf.: 40 45 09 74 eller

Centerleder Birgitte tlf.: 51 28 12 05

Så svarer vi gerne på spørgsmål.

Svære spørgsmål om foreningsliv - i CoVid-19 tider

 

Center for Frivilligt Socialt Arbejde- som er statens center for Frivilligt socialt arbejde, skriver her i en meddelelse til alle foreninger.

Skriv til CFSA’s rådgivning med jeres spørgsmål – ikke til Socialministeriet

Social- og Indenrigsministeriet får i disse dage rigtig mange henvendelser fra frivillige sociale foreninger og tilbud. For at lette presset på ministeriets medarbejdere opfordrer vi til, at I orienterer jer på ministeriets side med relevant information om coronavirus og socialområdet

Kontakt CFSA’s rådgivning, hvis I har yderligere spørgsmål til, hvordan I skal forholde jer. 

CFSA opdaterer løbende vores FAQ om foreningsdrift under coronavirus med relevant viden målrettet særligt mindre foreninger på det sociale område. 

Hvis I har spørgsmål til lokale forhold, skal I kontakte kommunen. 

Hits: 130